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GDPR-Konformität der B2B-Datenbanken von Bancomail
Die DSGVO-Konformität einer B2B-Datenbank erfordert die Unterscheidung zwischen Daten juristischer Personen und Kontakten, die natürlichen Personen zugeordnet werden können, mit dokumentierter Rechtsgrundlage für jede Verarbeitung. Bancomail stützt sich für Direktmarketing auf berechtigtes Interesse, formalisiert durch ein Legitimate Interest Assessment (LIA), End-to-End-Datennachverfolgbarkeit und Aufsicht durch den DSB. Für mehr als 11.000.000 Datensätze sind Informations-, Aktualisierungs- und Widerspruchsrechte für jeden Kontakt gewährleistet.
Mit der Einführung des Gesetzes 196/03 („Datenschutzkodex“) und 2018 der DSGVO erkannten die Gesetzgeber, wie wichtig es ist, diese Themen an die Zeit anzupassen, und schufen moderne Rechtsrahmen für die digitale Wirtschaft.
Dennoch haben sich viele Akteure in der Beratungslandschaft aufgrund der inhärenten Natur von Gesetzen und Verordnungen sofort darauf beschränkt, hohe und verallgemeinerte Risiken zu befürchten, ohne den Kontext, in dem sich die Welt des Direktmarketings im Lichte der neuen Verordnung befindet, sorgfältig zu analysieren.
Gemeinsam mit unserer Rechtsabteilung und in Abstimmung mit führenden Akteuren im Direktmarketing haben wir eine präzise und sorgfältige Analyse des für unseren Bereich relevanten DSGVO-Rechtsrahmens durchgeführt und halten diese laufend aktuell.
Während im ersten Fall die Person eindeutig über die geschäftliche Tätigkeit identifiziert wird, umfasst der zweite Fall überwiegend Einzelunternehmer und Freiberufler, die auch zu geschäftlichen Zwecken Kontaktdaten verwenden, welche die natürliche Person klar identifizieren - über ihre berufliche Rolle hinaus. Hinweis: Nicht zu dieser Kategorie zählen Sozietäten oder Gemeinschaftspraxen, da diese faktisch als juristische Personen gelten.
Im Folgenden finden Sie einen Auszug unserer Analyse.
Die Bancomail-Datenbank
Die Bancomail-Datenbank enthält derzeit mehr als 11.000.000 Datensätze von Unternehmen, Vereinen und Freiberuflern. In der Datenbank gibt es 2 Fälle/Typen von Daten:
1Der präzise Fall:
Juristische Person
Stellt 75 % der gesamten Stammdatensätze in unserer Datenbank dar: Unternehmen, Vereine und öffentliche Einrichtungen mit verschiedenen Zusammensetzungsformen und generische Kontaktdaten (z. B.: info@) oder Abteilungsdaten (z. B.: marketing@, sales@ usw.).
Diese Personen sind eindeutig vom Schutz der Verordnung auf der Grundlage von Erwägungsgrund 14 derselben Verordnung ausgeschlossen, den wir vollständig aufführen:
The protection afforded by this Regulation should apply to natural persons, whatever their nationality or place of residence, in relation to the processing of their personal data. This Regulation does not cover the processing of personal data which concerns legal persons and in particular undertakings established as legal persons, including the name and the form of the legal person and the contact details of the legal person.
Aus Gründen der Ethik und für eine noch größere Sicherheit haben wir mit unseren Verfahren jedoch - obwohl dieser Ausschluss vom Schutz der Verarbeitung bereits in in der frühere Gesetze enthalten war - auch diesen Personen stets die universellen Rechte (Information, Überprüfung, Aktualisierung und Löschung) zugesichert. Wir werden dies auch mit der DSGVO weiterhin tun.
Aus dieser strategischen Perspektive heraus raten wir auch unseren Kunden, den gleichen Ansatz zu verwenden und den Empfängern stets Informationen und Rechte zuzusichern .
2Der gemischte Fall:
Juristische Person mit Kontaktdaten einer natürlichen Person
Dies ist ein viel seltenerer Fall in unserer Datenbank, aber es gibt ihn. Kontaktdaten, die zufällig die “natürliche Person“ identifizieren, können in zwei Formen auftreten:
a) [email protected]
b) [email protected]Während die Person im ersten Fall noch eindeutig durch die geschäftliche Tätigkeit identifiziert wird, mit der sie in Verbindung steht, werden im zweiten Fall meist Freiberufler in einzelner Form erfasst, die auch für geschäftliche Zwecke Kontaktdaten verwenden, die die “natürliche Person“ auch über ihre berufliche Tätigkeit hinaus eindeutig identifizieren. Hinweis: Dieser Fall schließt keine Gemeinschaftsbüros ein, die in der Tat zu den juristischen Personen zählen.
In beiden Fällen gibt es zwei Argumente, die gleichermaßen relevant sind:
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A
Wenn die E-Mail-Adresse (oder der Vor- und Nachname, das Büro usw.) von der Person übermittelt wurde, die sie als Kontaktdaten für ihre eigene Tätigkeit angibt, fallen sie aufgrund derselben Handlung eindeutig unter den Ausschluss von Erwägungsgrund 14.
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B
Wenn diese Daten andererseits (abgesehen von den Absichten der mitteilenden Person) als auf die “Natürliche Person” bezogen zu betrachten sind, wird das Recht auf die Verarbeitung durch zwei andere Erwägungsgründe des Gesetzes gewährleistet: 47 und 70.
Insbesondere der Erwägungsgrund 47 führt zur Schlussfolgerung:
The processing of personal data for direct marketing purposes may be regarded as carried out for a legitimate interest.
Wenn das berechtigte Interesse also dem Zweck des Direktmarketings dient, ist die Verarbeitung dieser Art von Daten zulässig. In diesem Fall ist die Zusicherung von Rechten an die betroffene Person jedoch nicht mehr eine Wahlmöglichkeit, sondern eine Verpflichtung. Dies bedeutet, dass der Empfänger eindeutig über die Verarbeitung und deren Zweck informiert wird und ihm die Ausübung seiner Rechte sichergestellt wird.
Die Übermittlung der Datenschutzinformation ist die eigentliche Gelegenheit, die eigene Tätigkeit und den Gegenstand der eventuellen Werbung mitzuteilen.
Andere Dinge, die wir tun, um die Kompatibilität mit der DSGVO sicherzustellen:
1DPO: Obwohl die Verordnung uns nicht dazu verpflichtet, beschäftigen wir einen Datenschutzbeauftragten, welcher sämtliche Datenverarbeitungsverfahren überwacht und auf problematische Punkte hinweist.
2LIA: ist ein internes Audit (“Legitimate Interest Assessment”), das dazu dient, die vom Database-Team und dem Datenschutzverantwortlichen vorgenommene Bewertung unseres berechtigten Interesses und des berechtigten Interesses unserer Kunden zu Papier zu bringen und zu archivieren.
Dieses Dokument berücksichtigt einen objektiven “balance test”, um zu prüfen, dass individuelle Interessen nicht unsere eigenen Interessen überwiegen.
3TRACKING: Seit der Gründung von Bancomail haben wir Routinen entwickelt, um die Daten, die wir verkaufen, nachverfolgen zu können. Jeder einzelne Datensatz enthält alle Daten zur Erfassung (Datum, Quelle usw.) und die Referenzen (Name und Zeitraum) derjenigen, denen wir ihn geliefert haben.
Dies ist sehr wichtig, um vollständig den Vorschriften der Verordnung zu entsprechen.
4ISO 27001: auch wenn dies nicht unmittelbar mit der Verordnung zusammenhängt, arbeitet unser Unternehmen an der ISO 27001-Zertifizierung für Informationssicherheitsmanagement. In diesem Sinne sind unsere Systeme seit Jahren auf dem neuesten Stand und setzen fortschrittliche Technologien zum Schutz von Daten ein.
Und?
Die Analyse zeigt, dass die Vorschriften der DSGVO nicht nur kein Problem für unsere Kunden und Marketer im Allgemeinen darstellen, sondern - in vielerlei Hinsicht - die Möglichkeiten im Zusammenhang mit dem Direktmarketing klären und erweitern, indem sie Wege eröffnen (z. B. die Möglichkeit der Übermittlung von Daten interner “Kontakte”), die zuvor aufgrund regulatorischer Unzulänglichkeiten in der Grauzone blieben.
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