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Conformité au GDPR
di Bancomail

Chez Bancomail, le respect de la réglementation est fundamental. C'est pourquoi nous nous sommes toujours engagés à connaître et à respecter les réglementations en vigueur et applicables pour la protection des contacts dans notre base de données.

L'accomplissement de notre travail nécessite maintenir une base de données aussi libre que possible des risques de plaintes. Pour ce faire, nous avons, depuis 2001, scrupuleusement suivi toutes les indications juridiques, même quand la législation nationale était conçue dans le monde traditionnel avec peu ou pas de référence au monde du Web et que la législation communautaire n'était qu'une esquisse, loin de l'harmonisation au niveau communautaire.

Avec le GDPR, les législateurs ont attesté à quel point il était crucial que les questions traitées soient en phase avec l'époque et ont, en fait, conçu des textes juridiques modernes destinés au monde numérique.

Néanmoins, en raison de la nature intrinsèque des lois et des réglementations, de nombreux acteurs du paysage du conseil se limitent à craindre des risques élevés et généralisés sans analyser soigneusement le contexte dans lequel le monde du Direct Marketing se trouve à la lumière des nouvelles réglementations.

Après une analyse précise et méticuleuse du GDPR, appuyée par l'opinion de notre service juridique et celle des acteurs mondiaux faisant autorité dans le monde du Direct Marketing, nous en sommes arrivés à la conclusion que nos procédures et les données que nous gérons et fournissons sont conformes au GDPR qui non seulement ne limite pas le fonctionnement général, mais l'élargit et le contextualise avec précision.

Voici un extrait de notre analyse.

La base de données de Bancomail

La base de données de Bancomail contient à ce jour plus de 8.000.000 des enregistrements d'entreprises, d'associations et des professionnels indépendants. On compte 3 cas/types de données :

1

Le cas clair:

Full Legal Person

Représente 75 % du nombre total d'enregistrements dans notre base de données : entreprises, associations et organismes avec différentes formes juridiques et données générales de contact (ex. : info@) ou de contact départemental (ex. : marketing@, ventes@, etc.).

Ces sujets sont clairement exclus de la protection du règlement sur la base du considérant 14 du même règlement, dont nous rendons compte dans son intégralité :

The protection afforded by this Regulation should apply to natural persons, whatever their nationality or place of residence, in relation to the processing of their personal data. This Regulation does not cover the processing of personal data which concerns legal persons and in particular undertakings established as legal persons, including the name and the form of the legal person and the contact details of the legal person.

Cependant, pour la déontologie et une plus grande garantie, nos procédures - bien que cette exclusion de la protection du traitement ait déjà été incluse dans le règlements antérieurs - nous avons toujours assuré à ces sujets les droits universels (information, vérification, mise à jour et suppression). Nous continuerons à le faire aussi avec le GDPR.

Dans la même perspective vertueuse et stratégique, nous conseillons à nos clients d'utiliser le même type d'approche, en s'assurant que les destinataires reçoivent l'information et les droits.

2

Le cas mixte:

Legal Person with natural person contact data

C'est un cas beaucoup moins fréquent dans notre base de données, mais existant: un exemple est Entreprise S.A. avec des données email jean.dupont@entreprise.com. Il y a ici deux arguments qui sont tout aussi pertinents :

  • A

    Si l'adresse électronique (ou le prénom et le nom, le poste, etc.) a été fournie par le sujet, en l'indiquant comme coordonnées, la même action en fait clairement une exclusion du Considérant 14.

  • B

    Si au contraire (au-delà des intentions de l'orateur) vous voulez considérer ces données comme se référant à la « Natural Person », le droit au traitement est garanti par deux autres considérants de la loi : 47 et 70.

En particulier, le 47 écrit, en guise de conclusion :

The processing of personal data for direct marketing purposes may be regarded as carried out for a legitimate interest.

Par conséquent, si l'intérêt légitime vise le direct marketing, le traitement de ce type de données est autorisé. Dans ce cas, cependant, garantir les droits de la personne concernée n'est plus un choix, mais une obligation. Il s'agit d'informer clairement le destinataire du traitement et de ses finalités et de veiller à ce qu'il puisse exercer ses droits.

La transmission de l'information est la même occasion de présenter sa propre activité et l'objet de toute promotion.

3

Le cas particulier:

Natural Person with natural person contact data

Il s'agit d'un type d'enregistrement assez fréquent dans notre base de données. Il s'agit pour la plupart de professionnels indépendants sous une forme unique (c'est-à-dire des entreprises non associées qui sont de facto des personnes morales) qui ont des noms et des coordonnées qui identifient clairement la « personne physique », au-delà de sa capacité « professionnelle » lorsqu'elle agit en tant que professionnel.

Il serait facile d'objecter que, dans la mesure où elles soient indiquées/confirmées par le sujet de manière spontanée, ces données peuvent être remontées jusqu'au cas 1, mais il s'agit d'une voie peu convaincante.

La référence aux considérants de l'affaire précédente (47 et 70) et, en particulier, à la référence à l'« intérêt légitime » à des fins de direct marketing est beaucoup plus convaincante.

Dans ce cas également, bien sûr, des informations et des droits sont nécessaires, mais l'occasion vous permet de présenter votre activité et l'objet de toute promotion.

D'autres choses que nous faisons pour assurer la compatibilité avec le GDPR :

1

DPO: Bien que le règlement ne nous y oblige pas, nous comptons sur un délégué à la protection des données pour superviser toutes les procédures relatives au traitement des données et à l'identification des problèmes critiques.

2

LIA: est un audit interne (« Legitimate Interest Assessment ») qui sert à mettre sur papier et à archiver l'évaluation faite par l'équipe Databale et DPO, dans le respect de notre intérêt légitime et de l'intérêt légitime de nos clients.

Ce document tient compte d'un « test d'équilibre » objectif pour vérifier que les intérêts individuels ne l'emportent pas sur les nôtres.

3

TRACKING: Depuis la naissance de Bancomail, nous avons créé des routines pour suivre les données que nous donnons. Chaque enregistrement contient toutes les données relatives à l'extraction (date, source, etc.) et les références (nom et heure) de ceux à qui nous l'avons fourni.

Cette approche est très importante pour être pleinement compatible avec le Règlement.

4

ISO 27001: bien qu'elle ne soit pas strictement liée à la réglementation, notre société est en train d'obtenir la certification ISO 27001 pour la gestion de la sécurité de l'information. À cet égard, nos systèmes sont à l'avant-garde depuis des années, appliquant des technologies avancées de protection des données.

Et alors ?

Comme on peut le déduire, l'introduction du GDPR n'est pas seulement un problème pour nos clients et pour les marketeurs en général, mais - à bien des égards - clarifie et élargit les possibilités liées au direct marketing en ouvrant des voies (par exemple la possibilité de transfert de données de « contacts » internes) qui auparavant, en raison de lacunes réglementaires, restaient dans l'obscurité.

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Politique de traitement des données des clients et utilisateurs de Bancomail

Titulaire du Traitement des Données

Neosoft S.r.l. (P.IVA: 01288440991 - REA: GE 398030), dont le siège social se trouve à Via Casaregis 30/13 16129 Gênes

Téléphone: +39 010 8681372 / +39 010 8446402

Fax: +39 010 8681383

E-mail: database@bancomail.com

Pec:bancomail@bancopec.com

Quelles informations recueillons-nous ?

Nous recueillons des informations fournies volontairement depuis la création de votre compte, lorsque vous achetez des produits ou services, par exemple, nom de l’entreprise, personne à contacter, adresse, courriel et numéro de téléphone.

Nous enregistrons également des informations lorsque vous nous contactez par téléphone ou par chat en direct, y compris les demandes d’assistance ou de budget et de notes ou de détails qui expliquent qu'avez-vous demandé et comment nous avons répondu.

Le défaut de fournir les données rendra impossible pour Neosoft de tenir les engagements contractuels ou les demandes de l'utilisateur.

Nous avons recours également à des cookies et des technologies similaires sur nos sites Web et applications mobiles pour recueillir des informations sur les interactions et l’utilisation. Veuillez consulter la Politique sur les cookies pour plus de détails sur le type d'informations spécifiques que nous pouvons recueillir et vos choix en ce qui concerne ces informations.

Que faisons-nous avec les informations que nous recueillons ?

Les données fournies par l'utilisateur sont recueillies et traitées aux fins suivantes

Qui est autorisé à traiter vos données ? Vos données seront-elles partagées avec des tiers ?

Le traitement des données collectées est effectué par le personnel interne de Neosoft autorisé au traitement selon les instructions spécifiques données dans le respect de la réglementation en vigueur.

Vos données ne seront jamais transmises à des tiers, ni entrées dans la base de données Bancomail, à moins qu'elles n'aient été fournies spontanément sur ce site dans le formulaire Fanne Parte approprié (section Support) ou acquises par d'autres sources autorisées, en tout cas sur notification préalable.

Cependant, il est possible que certaines de vos informations soient partagées par nous avec des fournisseurs de confiance, nécessaires pour offrir des services en notre nom tels que la communication par courriel et les publicités basées sur les centres d'intérêt. Nous ne partageons que les informations minimales nécessaires et ne permettons pas à des tiers d'utiliser vos informations à des fins autres que celles énoncées dans notre politique de confidentialité. Dans tous les cas, les données ne seront jamais divulguées.

Comment les données sont-elles conservées et pour combien de temps ?

Les données recueillies sont traitées par ordinateur ou de façon automatisée, avec des logiques strictement liées aux fins pour lesquelles les données personnelles ont été recueillies et, dans tous les cas, afin d'assurer en tout cas la sécurité des mêmes

La gestion et le stockage des données personnelles ont lieu sur des serveurs situés à l'intérieur et à l'extérieur de l'Union européenne appartenant et/ou à la disposition de Neosoft et/ou de sociétés tierces désignées, dûment désignées comme responsables du traitement des données. Le transfert de données à l'étranger vers des pays non membres de l'UE s'effectue conformément aux dispositions du GDPR.

Les données sont conservées pendant le temps nécessaire à la gestion des finalités pour lesquelles elles sont collectées, dans le respect de la réglementation en vigueur et des obligations légales.

Quels sont vos droits sur les données ?

À tout moment (si les limitations prévues par la loi ne s'appliquent pas), vous pouvez demander l'accès aux données, vous opposer au traitement ou demander l'annulation, la modification ou la mise à jour de toutes les informations collectées par Neosoft, exercer le droit de limitation du traitement et le droit à la portabilité des données, en envoyant un courriel à l'adresse suivante database@bancomail.com ou bancomail@bancopec.com.

Contrat de fourniture

Entre

La société Neosoft Srl (ci-après Neosoft), société de droit italien, dont le siège social se trouve à Gênes, via Casaregis 30, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Gênes sous le n° 398030, C.F. et N° TVA 01288440991
- d'une part

et

L'entreprise, la société, la personne morale comme signalé sur la commande (ci-après le client)
- de l'autre

Article 1 - Préambule

Le client déclare, aux fins du présent contrat, connaître les informations suivantes :

a) Bancomail est une unité commerciale de Neosoft, tout comme les sites internet bancomail.it, bancomail.com, et les droits relatifs ; le label Bancomail et le site internet sont de la propriété exclusive de Neosoft.

b) aux fins du présent accord, tout document, donnée, produit, transaction, éventuellement transmis par internet, en utilisant le nom, le label, le logo (ou tout autre matériel comparable) de Bancomail sont de la propriété et de la responsabilité exclusive de Neosoft, et sont équivalents à tous les effets, sans limitations ou exclusions, sauf en cas d'utilisation illégitime de la part de tierces parties non-autorisées.

Article 2 - Objet

Le présent contrat a pour objet principal le vente (en ligne ou hors ligne) de listes d'entreprises par secteur (ci-après « les données ») et pour objet secondaire la vente de logiciels et/ou de services de conseil liés ou ayant trait à l'objet principal (ci-après « les produits »). Pour tout ce qui n'est pas spécifiquement prévu par les clauses qui suivent, les dispositions du Code Civil relatives aux contrats de vente (art. 1470 et suivants du C.C.) seront appliquées.

Article 3 - Qualification de l'acheteur

L'acheteur déclare signer le présent contrat de vente pour des fins exclusivement liées à son activité d'entrepreneur ou de professionnel du secteur.

Article 4 - Conditions de paiement

Le prix pour l'achat des données sera payé comme suit :

a) en cas de vente en ligne, par un versement unique au moment de la conclusion du contrat par versement bancaire, carte de crédit en ligne, ou carte de crédit par téléphone.

b) en cas de vente hors ligne, sauf disposition différente, par versement anticipé.

c) en cas d'accord différent, et validé par une note écrite de la direction de Neosoft, avec des versements différés et variables selon les caractéristiques de la commande.

Article 5 - Garantie

a) fonctions des adresses courriels relatives aux données, objet du présent contrat. La garantie est valable 60 (soixante) jours à compter de la réception du database, sous réserve du respect des conditions consultables sur la page : https://www.bancomail.com/fr/assistance/conditions-de-garanties

b) la légalité de la collecte et du traitement des données.

c) toute responsabilité ou garantie en dehors de celles susmentionnées sont en revanche exclues, sauf cas limites visés à l'art. 1229 du C.C.

Article 6 - Délai de fourniture

Les conditions de fourniture peuvent varier selon les temps et les modalités, à cause des contrôles sur les listes que Neosoft prédispose dans la période suivant l'achat. Ces contrôles sont effectués en protection de la validité des données fournies par le client. Tout retard pour des causes directes ou indirectes relatives à ce contrôle ne saurait être imputé à Neosoft, mais constitue une obligation du présent contrat, dont le client a pris acte et qu'il accepte en signant ce contrat.

Article 7 - Service après-vente

Si le client se trouve dans le besoin de demander une copie des biens achetés, celle-ci sera procurée par Neosoft, gratuitement, sous réserve que cela n'entraine pas de coût supplémentaire, sans quoi un coût minimal sera appliqué au cas par cas. C'est au client de conserver les données et les produits protégés et de garder une copie de sécurité.

Article 8 - Utilisation des données. Responsabilité

L'utilisation des données et/ou des produits du présent contrat de la part du client est soumise et limitée aux seules activités autorisées par la norme en vigueur, et en particulier la loi 675/96 et modifications successives ; D.L. du 28 décembre 2001, n° 467 ; D.L. 30 juin 2003, n° 196 ;

En cas d'utilisation des données pour des activités illicites ou non conformes aux dispositions légales, Neosoft se réserve le droit d'intenter toute action à l'encontre du client et ne saurait être tenue responsable pour des dommages à des tiers.

Article 9 - Retard de paiement

Si le paiement n'est pas effectué dans les délais convenus (voir art. 4) des intérêts seront reversés à Neosoft dans la mesure établie à l'art. 5, D.L. 9/10/2002, n° 231.

Article 10 - Dégagement de responsabilité

Le client s'engage à dédommager, garantir et/ou relever indemne Neosoft (ainsi que ses employés, collaborateurs, représentants légaux à quelque titre que ce soit) en cas de demande de dédommagement et/ou d'actions légales intentées par quiconque contre Neosoft, dans quelque tribunal que ce soit, suite à l'utilisation illicite ou non conforme des données, comme stipulée dans les conditions générales* de Bancomail.

Article 11 - Traitement des données personnelles - Loi n° 196/03

Étant donnée que, sur la base de la norme en vigueur, une donnée personnelle correspond à toute information relative exclusivement à la personne physique, le client prend acte que Neosoft Srl procèdera au traitement de ses données personnelles, aux sens de la norme en vigueur et, selon les prescriptions de la politique de confidentialité art. 13 du Code, sans qu'il ait besoin d'obtenir l'autorisation expresse du client (aux sens de l'art. 23 du Code) étant donné que le traitement de ces données est nécessaire, entre autres, pour le traitement des contrats dont le client est partie prenante, seulement et exclusivement pour l'exécution des services demandés, y compris les obligations fiscales et tributaires et les communications de service. La nature de la fourniture des données est obligatoire pour permettre la mise en œuvre des obligations légales. Neosoft autorise un traitement analogue de ses propres données de la part du client.

Article 12 - Réclamations

Lors de la réception des produits et/ou des données, le client est tenu d'en vérifier immédiatement l'état et la conformité. D'éventuels vices et défauts devront être signalés à Neosoft d'ici et non au-delà sept jours à compter de leur découverte, sous peine de déchéance. Le client doit faciliter tous les contrôles relatifs aux réclamations. Les données devront notamment être renvoyées dans le même format de réception, préférablement signalées directement sur le document de départ.

Article 13 - Droits de cession

Neosoft pourra céder intégralement ou partiellement à des tiers les droits et les obligations adoptés aux sens du présent contrat de fourniture. Neosoft se réserve le droit de vérifier les modalités de cession à des tiers des produits et/ou services objet de la fourniture et éventuellement de l'empêcher selon son jugement sans appel.

Article 14 - Loi applicable. Tribunal compétent

Ce contrat est soumis à la législation italienne. Pour des litiges qui devraient se manifester sur l'interprétation, la mise en œuvre ou la résiliation du contrat, c'est le tribunal de Gênes qui sera le seul compétent, à l'exclusion de tout autre juridiction.

Article 15 - Autres dispositions

Ces dispositions remplacent tout accord préalable relatif à la fourniture de données, de produits et de services spécifiés dans l'objet (voir art. 2 ci-avant) de la part de Neosoft. Toute modification et/ou intégration des présentes conditions contractuelles devra faire l'objet d'un contrat signé entre les deux parties.
*Pour les lire, se rendre sur la page internet : https://www.bancomail.com/fr/ressources/legislation-email-marketing

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