Bancomail applique l'intérêt légitime à la collecte, à la mise à jour et à la cession des données, formalisé dans un LIA et supervisé par le DPO. L'analyse réglementaire est menée par son service juridique interne et mise à jour selon les décisions de l'Autorité. Tous les enregistrements reçoivent le même traitement, avec le plus haut niveau de protection, même lorsque la loi ne l'exige pas. Chaque enregistrement est tracé et, sur plus de 11 000 000 d'enregistrements, Bancomail garantit information, accès, rectification, effacement et opposition.
Le parcours d'un enregistrement
Ce que nous garantissons à chaque étape
Nous ne faisons aucune différence de traitement : chaque enregistrement, qu'il s'agisse d'une entreprise ou d'une personne physique, reçoit le plus haut niveau de protection, avec une base juridique documentée.
75 % des enregistrements sont des entreprises et organismes, que le Règlement exclut ; 25 % identifient une personne physique. Par déontologie et pour leur protection, l'information et les droits valent pour tous.
Intérêt légitime pour la collecte, la mise à jour et la cession, mis par écrit dans le LIA avec un test de mise en balance objectif, sur la base de l'analyse de notre service juridique interne.
Pour chaque enregistrement, nous documentons la source, la date de collecte, l'information fournie et les cessions. Un DPO supervise les procédures.
La conformité est assurée en interne : l'analyse du cadre réglementaire est menée et tenue à jour par notre service juridique.
Service juridique interne
Avec notre service juridique et en accord avec les acteurs les plus reconnus du marketing direct, nous menons et tenons à jour une analyse précise et rigoureuse du cadre du RGPD pour notre domaine, à la lumière des décisions de l'Autorité.
Nous l'appliquons à la collecte, à la mise à jour et à la cession des données, avec une information des personnes concernées et des droits garantis.
Considérant 47
Le traitement de données à caractère personnel à des fins de prospection peut être considéré comme étant réalisé pour répondre à un intérêt légitime.
Pour les contacts rattachables à une personne physique, c'est la base de notre traitement : la donnée reste une donnée personnelle, avec information et droits garantis.
The processing of personal data for direct marketing purposes may be regarded as carried out for a legitimate interest.
Le point de vue
Lorsqu'une entreprise rend publiques les coordonnées de l'un de ses référents, sur un site, dans un annuaire, dans une annonce ou sur un profil professionnel, elle le fait pour qu'il soit contacté au sujet de l'activité de l'entreprise. Ce choix définit la finalité de la communication des données et l'attente raisonnable de celui qui les a publiées : être contacté par ceux qui ont affaire à cette activité, clients et fournisseurs compris.
Finalité
Mettre en relation des activités aux intérêts complémentaires.
Nécessité
Nous ne traitons que des données de contact professionnelles déjà publiques ou communiquées.
Mise en balance
Les coordonnées sont publiées pour être contacté. La personne concernée est informée et peut s'opposer à tout moment.
Une précision
L'intérêt légitime est la base sur laquelle nous traitons et cédons les données. Ce n'est pas un feu vert pour envoyer des e-mails promotionnels : qui écrit aux contacts suit les règles du canal. Vous trouverez les recommandations dans l'encadré « Si vous utilisez nos contacts ».
Plus de 11 000 000 d'enregistrements d'entreprises, d'associations et de professionnels indépendants. La loi les encadre différemment, mais nous ne les distinguons pas : nous les traitons de la même façon, avec le plus haut niveau de protection.
SA, SARL, SNC, SAS et autres formes, avec des adresses génériques (info@) ou de service (marketing@, sales@). Les cabinets associés entrent dans ce cas.
Deux modèles : [email protected] et [email protected]. Le second est typique des professionnels indépendants exerçant seuls.
| Cas précis · 75% | Cas mixte · 25% | |
|---|---|---|
| Protection du RGPD | Non applicable : le Règlement ne couvre pas les données des personnes morales (considérant 14) | Oui : ce sont des données personnelles (art. 4 RGPD), même si elles sont publiées comme coordonnées professionnelles |
| Base du traitement | Non applicable : données de personnes morales hors du champ du Règlement | Intérêt légitime (considérant 47) |
| Note d'information | Fournie à tous les enregistrements, y compris les entreprises que le Règlement exclut, par déontologie et pour leur protection (pour les personnes physiques, au titre de l'art. 14 RGPD) | |
| Droits garantis | Information, accès, rectification, effacement et opposition, pour tous les enregistrements | |
| Traçabilité | Traçabilité complète : source, date de collecte, information fournie et cessions documentées pour chaque enregistrement | |
| Comment nous les traitons | De la même façon : même information, mêmes droits, même opposition, même traçabilité | |
Le Règlement protège les personnes physiques et ne couvre pas le traitement des données des personnes morales, y compris la dénomination, la forme juridique et les coordonnées. Cette exclusion était déjà prévue par la révision du Code italien de la vie privée (décret « Salva Italia »). Elle concerne la protection des données, pas les règles d'envoi des communications, qui relèvent d'un autre plan. Par déontologie et pour davantage de garanties, nos procédures assurent depuis toujours à ces entités aussi les droits d'information, d'accès, de rectification, d'effacement et d'opposition.
The protection afforded by this Regulation should apply to natural persons, whatever their nationality or place of residence, in relation to the processing of their personal data. This Regulation does not cover the processing of personal data which concerns legal persons and in particular undertakings established as legal persons, including the name and the form of the legal person and the contact details of the legal person.
L'intérêt légitime au traitement repose sur la finalité de la communication des données et sur l'attente raisonnable de qui publie ses coordonnées (voir Le point de vue, ci-dessus), sans que la donnée sorte de la protection du Règlement : elle reste une donnée personnelle, avec information et droits garantis.
Les règles du canal de communication constituent un niveau distinct et concernent qui écrit : une demande d'informations et une proposition commerciale ne sont pas la même chose, et la seconde, envers un contact rattachable à une personne physique, suit les règles des communications promotionnelles.
Les positions sur ce sujet peuvent varier et la matière reste ouverte à différentes lectures. Celle que nous présentons est la position que le Garante (autorité italienne de protection des données) a rendue opérationnelle par ses décisions, et c'est le critère auquel nous nous alignons : respecter la finalité pour laquelle la donnée a été rendue publique, en évaluant chaque situation au cas par cas, avec cohérence entre la manière dont les données ont été rendues publiques et la manière dont elles sont utilisées.
Sept engagements concrets, de l'origine de la donnée à sa cession. Cette page est un extrait de notre analyse, qui se réfère au cadre juridique italien (Code de la vie privée et RGPD).
Origine des données
Entreprises et professionnels, italiens et étrangers, qui ont indiqué leurs coordonnées directement ou dans des sources publiques. Le détail des sources et des contrôles figure ci-dessous.
Note d'information
Y compris ceux des entreprises. Elle indique le responsable du traitement, la source de la donnée, la finalité, la base juridique, les destinataires et les modalités d'exercice des droits, et elle est fournie périodiquement.
Opposition
Nous supprimons de la base de données quiconque s'oppose et veillons à ce que l'opposition soit toujours respectée : il n'y revient plus, même s'il réapparaît dans une nouvelle source.
Droits
Information, accès, rectification, effacement et opposition, sur l'ensemble des 11 millions d'enregistrements, même là où la loi ne les impose pas.
Traçabilité
Depuis la création de Bancomail, nous traçons les données que nous cédons. Chaque enregistrement porte les données de collecte (date, source) et les références, nominatives et temporelles, de ceux qui l'ont reçu.
DPO
Le Règlement ne nous l'impose pas, mais nous avons désigné un délégué à la protection des données (DPO) pour superviser les procédures et relever d'éventuels problèmes. Écrivez à [email protected].
LIA
Le Legitimate Interest Assessment est un audit interne : il consigne l'évaluation de l'équipe Base de données et du DPO sur notre intérêt légitime et sur celui des clients, avec un test de mise en balance objectif qui vérifie que les intérêts individuels ne prévalent pas.
Traçabilité complète : pour chaque enregistrement, nous sommes en mesure de documenter
La traçabilité de la source et de la date de collecte répond au principe de responsabilité (art. 5, par. 2 RGPD) et nous permet d'indiquer l'origine des données à toute personne concernée qui la demande (art. 14, par. 2, point f, et art. 15, par. 1, point g RGPD).
Par la personne concernée, informée, via des formulaires d'inscription.
Cession par des fournisseurs conformes aux exigences légales.
Registres des chambres de commerce, ordres professionnels, associations sectorielles, open data et fiches que les activités publient elles-mêmes sur des annuaires et plateformes pour être contactées.
Parmi les fiches publiées sur les annuaires et plateformes en ligne, nous n'acceptons que les activités qui ont leur propre site web, à partir duquel nous complétons e-mails et profils sociaux. Après son entrée, chaque enregistrement est classé, géoréférencé, normalisé et recoupé avec des sources publiques comme les chambres de commerce, en conservant sa source et sa date de collecte. Les adresses e-mail sont validées périodiquement et leur fonctionnement est garanti contractuellement pendant 60 jours à compter de la livraison.
Avec l'achat
Le processus est décrit dans notre dossier de conformité, signé par notre directeur général et visé par le DPO. Il couvre le responsable du traitement et le DPO, les sources et la validation, l'information, le registre des oppositions, la base juridique avec la synthèse de l'évaluation de l'intérêt légitime et la cession, avec une checklist qui répond aux vérifications les plus courantes. Nous l'envoyons avec l'achat, ou sur demande.
Pour ceux qui écrivent
Nous garantissons le traitement des données ; les règles d'envoi dépendent du canal et du pays et restent à la charge de l'expéditeur. Quatre recommandations :
L'intérêt légitime (considérant 47), formalisé dans un LIA sous la supervision du DPO.
Non : le considérant 14 exclut les données des personnes morales. Nous leur garantissons malgré tout information, accès, rectification, effacement et opposition.
Oui, si elle identifie une personne physique, même lorsqu'elle sert de coordonnée professionnelle. Nous la traitons comme une donnée personnelle de contact professionnel : intérêt légitime, information au titre de l'art. 14 et droit d'opposition.
Non. Le Règlement exclut les personnes morales, mais par déontologie et pour leur protection nous traitons tous les enregistrements de la même façon : information pour tous, mêmes droits, même opposition, même traçabilité.
Il est supprimé de la base de données et n'y revient plus, même s'il réapparaît dans une nouvelle source. Chaque envoi de l'information est enregistré pour chaque enregistrement, avec la date et le résultat.
Avec l'achat, nous vous fournissons le dossier de conformité, signé par notre directeur général et visé par le DPO, avec une checklist des vérifications les plus courantes.
Un service juridique interne mène et tient à jour l'analyse réglementaire, avec les principaux acteurs du marketing direct. Le DPO supervise les procédures de traitement : [email protected].
Cela dépend du canal et du pays. Pour l'e-mail promotionnel en Italie, le consentement préalable est nécessaire, même envers les entreprises : voir l'encadré « Si vous utilisez nos contacts ».
Cette page décrit les procédures de Bancomail et offre un cadre général : elle ne constitue pas un conseil juridique. Les règles évoluent et chaque pays a ses spécificités ; le choix du canal et des modalités d'envoi revient à l'expéditeur, qui doit vérifier les règles du pays des destinataires.