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In Bancomail, il rispetto delle normative è fondamentale, per questo da sempre ci impegniamo a conoscere e rispettare la normativa vigente ed applicabile per la tutela dei contatti nel nostro Database.
Fare il nostro lavoro richiede il mantenimento di un Database il più possibile privo di rischi di complaint. Per farlo, abbiamo - dal 2001 - seguito scrupolosamente ogni indicazione di legge, anche quando la normativa nazionale era concepita sul mondo tradizionale con pochi o nessun riferimento al mondo del Web e quella comunitaria era solo un abbozzo, molto lontana dall’armonizzazione a livello comunitario.
Con l’avvento della 196/03 (“Testo Unico sulla Privacy”) e nel 2018 con il GDPR, i legislatori hanno attestato quanto fosse cruciale che i temi trattati fossero in linea con i tempi e hanno, di fatto, concepito testi di legge moderni e rivolti al mondo Digital.
Ciò nonostante, a causa della natura intrinseca di leggi e regolamenti, molti attori del panorama consulenziale si sono da subito limitati a paventare rischi elevati e generalizzati senza analizzare con attenzione il contesto in cui si trova il mondo del Direct Marketing alla luce del nuovo Regolamento.
Congiuntamente con il nostro reparto Legale e in accordo con i player più autorevoli del settore del Direct Marketing, abbiamo condotto e teniamo in aggiornamento un’analisi precisa e scrupolosa del contesto normativo GDPR per il nostro ambito.
Dalla ricerca, emerge che il GDPR che non solo non limita l’operatività generale, ma la amplia e contestualizza con precisione. Le procedure Bancomail e le tipologie di dati trattati sono quindi conformi al GDPR.
Di seguito un estratto della nostra analisi.
Il Database di Bancomail contiene ad oggi più di 11.000.000 di record di aziende, associazioni e liberi professionisti. Al suo interno esistono 2 casi/tipologie di dati:
Rappresenta il 75% del totale dei record nel nostro Database: aziende, associazioni ed enti con varie forme di composizione (Spa, Srl, Snc, Sas etc.) e dati di contatto generici (es.: info@) o di reparto (es.: marketing@, sales@, etc.).
Questi soggetti sono chiaramente esclusi dalla tutela del Regolamento in base al Considerando 14 della stessa che riportiamo integralmente:
The protection afforded by this Regulation should apply to natural persons, whatever their nationality or place of residence, in relation to the processing of their personal data. This Regulation does not cover the processing of personal data which concerns legal persons and in particular undertakings established as legal persons, including the name and the form of the legal person and the contact details of the legal person.
Tuttavia, per deontologia e maggior garanzia, le nostre procedure - sebbene questa esclusione dalla tutela dal trattamento fosse già compresa nella revisione della 196/03 (decreto Monti “Salva Italia”) - assicuriamo da sempre anche a questi Soggetti i Diritti Universali (informazione, verifica, aggiornamento e rimozione). Continueremo a farlo anche con il GDPR.
Nella stessa ottica virtuosa e strategica, consigliamo ai nostri clienti di usare lo stesso tipo di approccio, assicurando ai destinatari informazione e diritti.
È un caso molto meno frequente nel nostro Database, ma esistente. Dati di contatto che incidentalmente identificano la “persona fisica” possono presentarsi secondo due pattern:
a) [email protected]
b) [email protected]
Mentre nel primo caso, la persona è pur chiaramente identificata dall’attività aziendale cui è relazionata; il secondo caso raccoglie per lo più Liberi Professionisti in forma singola che utilizzano, pur a scopo Business, dati di contatto che identificano chiaramente la “persona fisica” anche al di là della sua veste professionale. Nota: non si contemplano in questa casistica, gli Studi Associati che rientrano di fatto nelle Legal Person.
In entrambi i casi le argomentazioni sono due, ugualmente pertinenti:
Se l’indirizzo email (o il nome e cognome, la carica, etc.) sono stati conferiti dal soggetto, indicandoli come dati di contatto per la propria attività, la stessa azione li fa chiaramente rientrare nell’esclusione del Considerando 14.
Se invece (aldilà delle intenzioni del conferente) si vogliono considerare questi dati come riferiti alla “Natural Person”, il diritto al trattamento ci viene assicurato da altri due Considerando della Legge: il 47 e il 70.
In particolare il 47 scrive, come conclusione:
The processing of personal data for direct marketing purposes may be regarded as carried out for a legitimate interest.
Quindi, se il legittimo interesse è finalizzato al direct marketing, il trattamento di questo tipo di dati è consentito. In questo caso però l’assicurazione dei diritti all’interessato non è più una scelta, ma un obbligo. Questo significa informare chiaramente il destinatario del trattamento e delle sue finalità assicurandogli l’esercizio dei diritti.
La trasmissione dell’informativa, è l’occasione stessa in cui presentare la propria attività e l'oggetto della eventuale promozione.
DPO: nonostante il Regolamento non ci obblighi in questo senso, ci avvaliamo di un Data Protection Officer per la supervisione di tutte le procedure relative al trattamento dei dati e il rilievo di eventuali criticità.
LIA: è un audit interno (“Legitimate Interest Assessment”) che serve a mettere su carta ed archiviare la valutazione fatta dal Team Databale e DPO, in merito al nostro legittimo interesse e al legittimo interesse dei nostri clienti.
Questo documento tiene conto di un “balance test” oggettivo, per la verifica che gli interessi individuali non prevarichino il nostro.
TRACKING: sin dalla nascita di Bancomail, abbiamo creato routine per tracciare i dati che cediamo. Ogni singolo record contiene tutti i dati sul reperimento (data, fonte, etc) e i riferimenti (nominativo e temporale) di coloro a cui lo abbiamo fornito.
Questo approccio è molto importante al fine di una piena compatibilità con il Regolamento.
ISO 27001: anche se non strettamente correlato al Regolamento, la nostra società si sta dotando della Certificazione ISO 27001 per la gestione della sicurezza delle informazioni. Sempre in quest’ottica i nostri sistemi sono all’avanguardia da anni, applicando tecnologie avanzate di protezione dei dati.
L’analisi mostra che le disposizioni del GDPR non solo non costituiscono un problema per i nostri clienti e per i marketer in generale, ma - sotto molti punti di vista - chiariscono ed ampliano le possibilità relative al direct marketing aprendo strade (es. possibilità di cessione dei dati dei “contatti” interni) che prima, per carenze normative, rimanevano nella zona d’ombra.
La nostra campagna di equity crowdfunding sta per iniziare.