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DSGVO-Konformität
von BancomailBei Bancomail ist die Einhaltung der Vorschriften von grundlegender Bedeutung. Daher achten wir schon immer darauf, die aktuellen und geltenden Vorschriften zum Schutz der Kontakte in unserer Datenbank zu kennen und einzuhalten.
Um unsere Arbeit auszuüben, müssen wir eine Datenbank unterhalten, die so frei wie möglich von Beschwerderisiken ist. Um dies zu tun, haben wir - seit 2001 - gewissenhaft jede gesetzliche Vorschrift befolgt, auch wenn die nationale Gesetzgebung hinsichtlich der traditionellen Welt mit wenig oder gar keinem Bezug auf die Welt des Internets konzipiert wurde und die EU-Verordnungen erst in der Entwurfsphase waren, noch sehr weit entfernt von einer Harmonisierung auf Gemeinschaftsebene.
Mit der DSGVO hat der Gesetzgeber bestätigt, wie wichtig es ist, dass die behandelten Themen auf der Höhe der Zeit sind, und hat in der Tat moderne, auf die digitale Welt ausgerichtete Rechtstexte konzipiert.
Dennoch haben sich viele Akteure in der Beratungslandschaft aufgrund der inhärenten Natur von Gesetzen und Verordnungen sofort darauf beschränkt, hohe und verallgemeinerte Risiken zu befürchten, ohne den Kontext, in dem sich die Welt des Direktmarketings im Lichte der neuen Verordnung befindet, sorgfältig zu analysieren.
Gemeinsam mit unserer Rechtsabteilung und in Absprache mit den maßgeblichen Akteuren des Direktmarketing-Sektors haben wir eine genaue und gewissenhafte Analyse des regulatorischen Kontextes der DSGVO für unseren Sektor durchgeführt und halten diese auf dem neuesten Stand.
Aus der Untersuchung geht hervor, dass die DSGVO die allgemeinen Vorgänge nicht nur nicht einschränkt, sondern sie mit Präzision erweitert und kontextualisiert. Die Verfahren von Bancomail und die Arten der verarbeiteten Daten sind daher DSGVO-konform.
Im Folgenden finden Sie einen Auszug unserer Analyse.
Die Bancomail-Datenbank
Die Bancomail-Datenbank enthält derzeit mehr als 11.000.000 Datensätze von Unternehmen, Vereinen und Freiberuflern. In der Datenbank gibt es 2 Fälle/Typen von Daten:
1Der präzise Fall:
Juristische Person
Stellt 75 % der gesamten Stammdatensätze in unserer Datenbank dar: Unternehmen, Vereine und öffentliche Einrichtungen mit verschiedenen Zusammensetzungsformen und generische Kontaktdaten (z. B.: info@) oder Abteilungsdaten (z. B.: marketing@, sales@ usw.).
Diese Personen sind eindeutig vom Schutz der Verordnung auf der Grundlage von Erwägungsgrund 14 derselben Verordnung ausgeschlossen, den wir vollständig aufführen:
The protection afforded by this Regulation should apply to natural persons, whatever their nationality or place of residence, in relation to the processing of their personal data. This Regulation does not cover the processing of personal data which concerns legal persons and in particular undertakings established as legal persons, including the name and the form of the legal person and the contact details of the legal person.
Aus Gründen der Ethik und für eine noch größere Sicherheit haben wir mit unseren Verfahren jedoch - obwohl dieser Ausschluss vom Schutz der Verarbeitung bereits in in der frühere Gesetze enthalten war - auch diesen Personen stets die universellen Rechte (Information, Überprüfung, Aktualisierung und Löschung) zugesichert. Wir werden dies auch mit der DSGVO weiterhin tun.
Aus dieser strategischen Perspektive heraus raten wir auch unseren Kunden, den gleichen Ansatz zu verwenden und den Empfängern stets Informationen und Rechte zuzusichern .
2Der gemischte Fall:
Juristische Person mit Kontaktdaten einer natürlichen Person
Dies ist ein viel seltenerer Fall in unserer Datenbank, aber es gibt ihn. Kontaktdaten, die zufällig die “natürliche Person“ identifizieren, können in zwei Formen auftreten:
a) [email protected]
b) [email protected]Während die Person im ersten Fall noch eindeutig durch die geschäftliche Tätigkeit identifiziert wird, mit der sie in Verbindung steht, werden im zweiten Fall meist Freiberufler in einzelner Form erfasst, die auch für geschäftliche Zwecke Kontaktdaten verwenden, die die “natürliche Person“ auch über ihre berufliche Tätigkeit hinaus eindeutig identifizieren. Hinweis: Dieser Fall schließt keine Gemeinschaftsbüros ein, die in der Tat zu den juristischen Personen zählen.
In beiden Fällen gibt es zwei Argumente, die gleichermaßen relevant sind:
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A
Wenn die E-Mail-Adresse (oder der Vor- und Nachname, das Büro usw.) von der Person übermittelt wurde, die sie als Kontaktdaten für ihre eigene Tätigkeit angibt, fallen sie aufgrund derselben Handlung eindeutig unter den Ausschluss von Erwägungsgrund 14.
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B
Wenn diese Daten andererseits (abgesehen von den Absichten der mitteilenden Person) als auf die “Natürliche Person” bezogen zu betrachten sind, wird das Recht auf die Verarbeitung durch zwei andere Erwägungsgründe des Gesetzes gewährleistet: 47 und 70.
Insbesondere der Erwägungsgrund 47 führt zur Schlussfolgerung:
The processing of personal data for direct marketing purposes may be regarded as carried out for a legitimate interest.
Wenn das berechtigte Interesse also dem Zweck des Direktmarketings dient, ist die Verarbeitung dieser Art von Daten zulässig. In diesem Fall ist die Zusicherung von Rechten an die betroffene Person jedoch nicht mehr eine Wahlmöglichkeit, sondern eine Verpflichtung. Dies bedeutet, dass der Empfänger eindeutig über die Verarbeitung und deren Zweck informiert wird und ihm die Ausübung seiner Rechte sichergestellt wird.
Die Übermittlung der Datenschutzinformation ist die eigentliche Gelegenheit, die eigene Tätigkeit und den Gegenstand der eventuellen Werbung mitzuteilen.
Andere Dinge, die wir tun, um die Kompatibilität mit der DSGVO sicherzustellen:
1DPO: Obwohl die Verordnung uns nicht dazu verpflichtet, beschäftigen wir einen Datenschutzbeauftragten, welcher sämtliche Datenverarbeitungsverfahren überwacht und auf problematische Punkte hinweist.
2LIA: ist ein internes Audit (“Legitimate Interest Assessment”), das dazu dient, die vom Database-Team und dem Datenschutzverantwortlichen vorgenommene Bewertung unseres berechtigten Interesses und des berechtigten Interesses unserer Kunden zu Papier zu bringen und zu archivieren.
Dieses Dokument berücksichtigt einen objektiven “balance test”, um zu prüfen, dass individuelle Interessen nicht unsere eigenen Interessen überwiegen.
3TRACKING: Seit der Gründung von Bancomail haben wir Routinen entwickelt, um die Daten, die wir verkaufen, nachverfolgen zu können. Jeder einzelne Datensatz enthält alle Daten zur Erfassung (Datum, Quelle usw.) und die Referenzen (Name und Zeitraum) derjenigen, denen wir ihn geliefert haben.
Dies ist sehr wichtig, um vollständig den Vorschriften der Verordnung zu entsprechen.
4ISO 27001: Obwohl sie nicht direkt mit den Vorschriften korreliert, ist unser Unternehmen dabei, die ISO 27001-Zertifizierung für das Informationssicherheitsmanagement zu erhalten. Auch in dieser Hinsicht sind unsere Systeme seit Jahren führend und setzen fortschrittliche Technologien zum Schutz der Daten ein.
Und?
Die Analyse zeigt, dass die Vorschriften der DSGVO nicht nur kein Problem für unsere Kunden und Marketer im Allgemeinen darstellen, sondern - in vielerlei Hinsicht - die Möglichkeiten im Zusammenhang mit dem Direktmarketing klären und erweitern, indem sie Wege eröffnen (z. B. die Möglichkeit der Übermittlung von Daten interner “Kontakte”), die zuvor aufgrund regulatorischer Unzulänglichkeiten in der Grauzone blieben.
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